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Controllo

Costi

Con il nostro modello denominato “Finance Re-Start”™ abbiamo definito un approccio specifico appositamente per la PMI, che affronta la ripartenza dopo un periodo di forte crisi: un progetto di affiancamento all’imprenditore, che associa con efficacia le attività più evolute e dinamiche di analisi dei dati, con gli interventi più tempestivi,  tesi a monitorare allo stesso tempo i flussi finanziari, le marginalità e i costi fissi gestionali.

In forma PMI Ugo Bianchi - Enrico Dallabella

Finanza Controllo Costi 

Finanza – Controllo Direzionale – Analisi – Costi

Il metodo “FINANCE RE-START” è un intervento che si realizza con quattro azioni fondamentali

Azione  1 

Una più attenta Pianificazione Finanziaria

La congiuntura degli ultimi anni e, in particolare, di quest’ultimo difficilissimo periodo (cali improvvisi di fatturato, calo delle marginalità, difficoltà nei pagamenti, contenziosi non prevedibili, calo degli impieghi bancari e della liquidità, etc.), impone, ormai con sempre più evidenza, alle piccole e medie imprese, un’oculata pianificazione finanziaria.

Nel recente passato è capitato spesso che le piccole e medie imprese industriali, commerciali o di servizi tenessero sotto controllo l’andamento gestionale della propria attività basandosi sulle analisi, predisposte dalla propria struttura amministrativa, di conti economici periodici (semestrali, trimestrali, raramente mensili), limitandosi quindi all’analisi costi-ricavi. Spesso la situazione finanziaria viene monitorata giornalmente a livello dei movimenti bancari ma la pianificazione non oltrepassa brevi periodi di tempo, cioè l’orizzonte temporale definito dal portafoglio ordini, dalla stagionalità, dalle consuetudini gestionali di ogni anno. 

In periodi di crisi risulta necessario stendere un piano economico e finanziario che consideri le limitate risorse finanziarie, la prevedibile evoluzione del mercato, tutte le possibili agevolazioni e risparmi fiscali, l’andamento dei flussi di cassa e le capacità di rimborso dell’impresa.

Analisi Finanza_In forma PMI
Finanza_In forma PMI

Azione 2

Un’efficace Analisi dei Dati nelle PMI

Si potrebbe dire che è difficile adottare nelle imprese di minori dimensioni i sistemi di controllo di gestione delle grandi imprese, sia per il costo degli strumenti, sia per il costo del personale qualificato che servirebbe. Ma gli strumenti informatici per il controllo dell’impresa sono fortemente cambiati. Quelli realizzati da importanti case di software si sono molto avvicinati alle esigenze delle piccola e media impresa, i loro costi si sono molto ridotti e la “fruibilità” aumentata (l’utilizzo del web riduce le distanze). Risulta quanto mai indispensabile rendere più efficace il sistema tecnologico informatico e cercare di razionalizzare le informazioni, rendendole interattive, condividere in rete tra i vostri collaboratori interni ed esterni, essere proattivi (pronti, in modo da favorire le decisioni tempestive dell’imprenditore),  imparare ad utilizzare autonomamente i dati aziendali senza dipendere dall’esterno, adottare, quanto più possibile, sistemi dinamici di analisi dei dati, anche non aziendali, colmare le lacune culturali, evidenziando gli errori, frutto di contraddizioni e conflitti in azienda,  accompagnando la “forza lavoro” al cambiamento con l’istituzione di corsi di formazione specifici, eventualmente con attività di coaching.

Azione 3

Una concreta Analisi dei Costi nelle PMI

Un analisi rigorosa dei costi generali che abbia come obiettivo il loro contenimento e il recupero dell’eventuale produttività perduta (ci sono sempre sacche di spreco in azienda) è quanto mai necessario; visto il calo tendenziale dei costi del petrolio si dovrà, prima di tutto, sfruttare tutte le possibilità di risparmio nelle utenze energetiche (energia elettrica e termica, gas, acqua), nei costi delle infrastrutture tecnologiche e software, della logistica e dei trasporti. E’ indispensabile valutare attentamente i costi derivanti da frenate o picchi di lavoro, ridefinendo l’organizzazione interna.

Sarà indispensabile mettere sotto osservazione, se non ridisegnare, la catena distributiva delle merci/prodotti, sia in entrata che in uscita. L’emergenza che stiamo subendo darà un impulso al cambiamento, che sia la consegna a domicilio piuttosto che altre soluzioni legate alle logistica o ai  servizi tecnico-professionali.

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Azione 4   

È adottabile il Controllo Direzionale anche nelle PMI?
Spesso si parla di “controllo di gestione” ma risulta forse più corretto parlare di “controllo direzionale”, in quanto anche nelle piccole e medie imprese l’imprenditore deve saper gestire il proprio “cruscotto”, che gli consenta di monitorare in maniera tempestiva tutte le funzioni aziendali. Non si può trascurare l’esame periodico del margine di contribuzione per puntare sempre sui prodotti/servizi più redditizi, sui settori merceologici ed i mercati in crescita, sui clienti potenzialmente meno rischiosi e più profittevoli, limitando possibilmente i costi fissi. Dato che la liquidità diventa oramai la priorità, è essenziale che l’impresa valuti attentamente il proprio “business model” (Vendere a Chi? A quale costo minimo? Che cosa? Dove? Con Quali Mezzi Logistici? Attraverso quale “Trade”? Con quale sistema distributivo? E’ indispensabile quindi un esame attento del controllo direzionale aziendale (contabile, industriale e commerciale) per adeguare le proprie strategie ed anche le politiche di marketing.

“Un sistema per coordinare singoli interventi professionali ed offrire soluzioni congiunte generando valore per l’impresa in tempi ristretti ”

Così come un’impresa non immaginerebbe mai di occuparsi solo internamente degli aspetti fiscali e societari, ma si rivolge ad un commercialista o ad un giurista d’impresa, così anche per gli aspetti amministrativi-gestionali-finanziari, sempre più delicati e in continuo cambiamento, l’imprenditore sceglie oggi di rivolgersi a professionisti esperti, che retribuisce solo per il tempo necessario a svolgere la loro funzione. Tali professionisti spesso interagiscono con gli altri professionisti di fiducia dell’imprenditore (il commercialista, il legale o il consulente del lavoro). L’imprenditore, in particolare il piccolo e medio imprenditore, assistito opportunamente, porta in tal modo nuovo valore alla gestione d’impresa. 

I nostri esperti qualificati ormai non sono i consulenti patinato d’altri tempi, ma i temporary manager operativi, che supportano la piccola e media impresa con competenza, con tempi e costi predeterminati e relativamente contenuti.

“Il piccolo imprenditore deve poter dedicare i propri sforzi a manifestare la propria creativitità, lasciando ad altri esperti il controllo della struttura gestionale…”

È ormai indubbio che non è più possibile, al piccolo e medio imprenditore, dedicarsi alla crescita o alla ripartenza della propria azienda ed “occuparsi in prima persona di tutto”. L’evoluzione della normativa e dei rischi aziendali, dei controlli di qualità, delle esigenze di sicurezza, di tutela del personale e del consumatore, impongono all’imprenditore di affrontare problematiche sempre più complesse e apparentemente proibitive. La soluzione può essere quella, per l’imprenditore stesso, di curare in prima persona solo gli aspetti strategici dell’impresa, come la ricerca e lo sviluppo di nuovi prodotti e/o servizi, la produzione, il marketing, le vendite, per affidare gli altri compiti a personale qualificato, che consenta all’impresa di rimanere “smart”, come spesso si usa dire, cioè “agile ed evoluta”.

“Dedichiamo al piccolo imprenditore le esperienze multidisciplinari maturate in tanti anni nelle grandi realtà industriali ”

I nostri esperti, prettamente di estrazione economico-finanziaria e tecnico-informatica, ma con esperienze multidiscipinari, mettono a disposizione dell’imprenditore le conoscenze maturate negli anni in svariati campi (selezione e formazione risorse umane, informatica, organizzazione aziendale, procedure concorsuali e ristrutturazioni, contenzioso, agevolazioni alle imprese, gestione passaggi generazionali, operazioni straordinarie, tutela del patrimonio personale dell’imprenditore, previdenza, etc.), e per questo, si può affermare che offrono all’impresa un supporto veramente integrato. 

Finanza Controllo Costi è anche una categoria del blog In forma PMI che si prefigge di rendere consapevole l’imprenditore di tutti gli aspetti dell’area amministrativo-finanziaria e di controllo dei costi,, in modo che possa delegare a professionisti qualificati ogni strumento appropriato, per poter monitorare l’andamento economico-finanziario della propria azienda.Parleremo di Organizzazione Aziendale, di Finanza, di Controllo di Gestione, di Analisi Dinamica dei Dati, di Automatizzazione di processi, di Riduzione Costi. Gli “autori” sarannoEnrico Dallabella, per l’area finanza aziendale, Fiorella Ferracin, per l’area controllo di gestione, Ugo Bianchi, per l’area tecnologica e di gestione dei dati, Selica Trippini per l’area di riduzione costi,  ai quali potrai rivolgere direttamente domande alle mail dirette:
e.dallabella@informapmi.itf.ferracin@informapmi.itu.bianchi@informapmi.its.trippini@informapmi.it.

Hai delle domande?

Verifica quelle più frequenti riportate di seguito.

Cosa offre la Vostra area “Finanza Controllo Costi”? In cosa consiste il Vostro specifico intervento?

Qualsiasi impresa che abbia bisogno di nuovi clienti e contatti deve creare una strategia di marketing e comunicazione e deve gestirla monitorandola nel tempo, senza un piano, non potrà differenziarsi, avere un proprio posizionamento e sarà preda del mercato e di chi una strategia l’ha ben definita.

In periodo di crisi come faccio a guadagnare come prima, anche in presenza di una riduzione del fatturato?

Il primo passo da compiere è redigere un “piano finanziario di emergenza”, che consideri gli effetti di un improvviso calo di fatturato. In un periodo di crisi come quello in cui ci troviamo oggi a causa del Covid 19, i nostri nemici sono i costi fissi.

Rivedere i costi aziendali significa innanzitutto concentrarsi sul loro contenimento e sulla razionalizzazione dell’organizzazione aziendale. Si tratta in pratica di distinguere tra i costi vitali e quelli non essenziali, sapendo dosare gli interventi, sempre pronti ad eventuali cambiamenti successivi. Da non trascurare in questi momenti di disagio è la fidelizzazione della forza lavoro, con la quale l’imprenditore dovrà saper condividere giorno per giorno  idee, sforzi, percorsi condivisi e risultati.

Perché lavoro tanto e non ho mai denaro?

Può succedere che un’impresa sia in grado di ottenere ottimi risultati in termini di fatturato. Non necessariamente questo però si trasforma in liquidità.

Per far sì che un buon risultato in termini di fatturato si trasformi in un buon risultato in termini di denaro in banca è necessaria una attenta pianificazione finanziaria, che si attua tramite la redazione di un budget di cassa. Tale documento è fondamentale e può essere utilizzato da qualsiasi impresa per ottimizzare le sue risorse monetarie: accompagnerà i rendiconti periodici, per consentire all’impresa un’attenta visione dei flussi finanziari.

L’imprenditore deve sempre tenere sotto controllo la sua liquidità, a maggior ragione in situazioni di crisi improvvise, che portano cali inaspettati di fatturato e carenze di liquidità.

Posso sapere quale tra i beni e servizi che la mia azienda produce è più remunerativo?qui

Certamente! Questo può essere “scoperto” tramite il controllo di gestione.

È fondamentale che un imprenditore conosca il contributo, che i beni o i servizi prodotti o commercializzati danno alla formazione del risultato di esercizio.

Come? L’analisi dinamica dei dati aziendali permette di verificare nel minimo dettaglio i consuntivi e simulare ogni previsione futura. Successivamente si potranno favorire attente politiche di marketing, tali da consentire la realizzazione di un margine positivo. Inoltre, una politica di contenimento dei costi e di controllo della produttività potrà consentire l’ annullamento delle perdite.

Perché è necessario avere la conoscenza integrata dei propri dati?

Spesso i dati provengono da fonti diverse ed eterogenee (gestionale, software di produzione, gestione risorse umane, fogli excel, budget), a volte sono ridondanti, imprecisi e incompleti e spesso sono di difficile fruizione da parte degli attori aziendali che trovano difficoltà ad integrarli e a confrontarli. E’ necessario quindi avere strumenti che rendano uniformi le interpretazioni in modo da dare un’informazione mirata nelle mani degli utenti.

Perché è necessario introdurre strumenti di analisi dinamica?

Perché permettono di svincolarsi dai report tradizionali che fotografano situazioni puntuali e sono normalmente estrapolati da un’unica fonte. Gli strumenti di analisi dinamica consentono, oltre all’integrazione di più fonti dati, la storicizzazione, l’attualizzazione, il confronto e la proiezione delle informazioni. Il tutto guidato dalle scelte dell’utente.

Perchè avete al Vostro interno un esperto energetico ?

Nei conti economici aziendali i costi energetici spesso hanno una grande incidenza. E’ nostro obiettivo far raggiungere ai clienti la “consapevolezza energetica”, ovvero far comprendere all’imprenditore i veri consumi ed indirizzarlo verso le soluzioni operative che gli permettano di rendere più efficienti i processi produttivi, oltre che conoscerne e ridurne i costi.

Ogni anno vi sono in Italia sempre più aziende sensibili alle modificazioni del mercato, all’impatto ambientale e ai costi energetici, che si sforzano di trasformare i loro processi produttivi industriali con soluzioni tecnologiche all’avanguardia, riducendo sprechi, ottimizzando i costi, sfruttando le nuove tecnologie, con l’utilizzo prevalente di energie da fonti rinnovabili. Noi possiamo aiutarle in maniera integrata.

Che consigli potete offrire quindi ad un imprenditore che vuole contenere i costi e migliorare l’efficienza nel comparto energetico ?

Lo sviluppo di un progetto energetico richiede impegno e tempo, in particolar modo per chi approccia questo mondo per la prima volta ed ha come “focus” la redditività della propria azienda.

Per rinnovare o sostituire fonti obsolete di consumo è necessario:

  • Raccogliere ed analizzare i dati, identificare le soluzioni più adatte ed i relativi costi, valutare la possibilità di accedere a incentivi, bandi e finanziamenti.
  • Definire le specifiche di acquisto ed identificare un valido fornitore.
  • Ottimizzare il rinnovato processo produttivo e valutarne gli effettivi risultati.
  • Coordinare tutte le operazioni con l’aggiornamento ed il rinnovo dei contratti di fornitura energetica.

Il nostro gruppo di lavoro agisce per tutto ciò in completa sinergia.

Come posso sapere che tutti i soggetti coinvolti in un intervento di ottimizzazione dei costi rispettino gli accordi iniziali?

Questo rappresenta certamente il problema più grande di un imprenditore che percorre un nuovo progetto di ottimizzazione.

Il superamento del budget previsto ed il sovraccarico del proprio personale interno è un rischio molto elevato. La mancanza della visione globale del progetto può generare insoddisfazione e contenziosi con i fornitori.

L’utilizzo di un team di tecnici con competenze multidisciplinari (pratiche autorizzative, aspetti burocratici e gestionali, ecc)  consente il rispetto del budget e dei tempi di realizzazione.

Come posso verificare che le fatture emesse per la gestione energetica corrispondano alle aspettative ed agli accordi contrattuali ?

Le sole fatture di fornitura dei vettori energetici (energia elettrica, gas, combustibili, ecc) sono difficili da comprendere e nascondono al loro interno numerose insidie; i consulenti energetici e gli EGE utilizzano sofisticati software per l’analisi automatica e segnalano immediatamente eventuali incongruenze ai clienti ed ai fornitori, cosi da risolvere le difformità in maniera tempestiva.

Le forniture di impianti devono essere gestite in maniera coordinata partendo dalla definizione delle specifiche di acquisto, verificando la congruità di quanto fornito e la correttezza amministrativa della documentazione. Noi possiamo aiutarti in questo tempestivamente, avendo una struttura specializzatache compie tali verifiche a supporto dell’impresa.

Approfondisci le singole competenze

Gestione Temporanea IT

Supporto esterno area finanza

Analisi Dinamiche deo dati (Business Intelligence)

Piani di emergenza e pluriennali

U

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Calcolo tariffa oraria

Sviluppo Software su Misura

Consulenza costi energetici

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